Memahami CDOB dalam 1 Jam

Siapa yang tidak tahu CDOB? Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik dikeluarkan oleh BPOM pada tahun 2012. Apoteker wajib memahami CDOB karena distribusi obat adalah bagian dari pekerjaan kefarmasian. Pedoman setebal 60 halaman itu dapat kamu pahami hanya dengan membaca artikel ini. Waktu yang dibutuhkan juga tidak banyak, hanya 1 jam saja. Saya sajikan intisari CDOB spesial untuk kamu-kamu yang mau belajar. Check it out!

Tanggung Jawab Apoteker di Fasilitas Distribusi Obat

Penanggung jawab fasilitas distribusi obat HARUS apoteker. Berikut ini tanggung jawab apoteker penanggung jawab (APJ) di fasilitas distribusi obat/bahan obat.

1.   Penerapan sistem manajemen mutu

Apoteker bertanggung jawab untuk menyusun, memastikan, dan mempertahankan sistem manajemen mutu. Manajemen mutu disini maksudnya sistem manajemen yang mampu menjamin bahwa obat/bahan obat yang disalurkan tetap terjaga mutunya sampai ke tangan pelanggan. Cakupannya mulai dari proses penerimaan obat/bahan obat dari pemasok, penyimpanan obat/bahan obat di gudang, sampai pengiriman obat/bahan obat kepada pelanggan. Semuanya harus diatur sedemikian hingga mutu obat/bahan obat yang disalurkan tetap terjaga. Semua prosedur tetap harus dibuat untuk mengatur setiap kegiatan di fasilitas distribusi.

2.   Jaminan mutu dokumentasi

Apoteker penanggung jawab sebaiknya tidak diberi tugas rangkap, misalnya sebagai pencari pelanggan atau pencatat jumlah pesanan. Idealnya, apoteker penanggung jawab difokuskan pekerjaannya hanya untuk melakukan pengawasan. Apa yang diawasi? Penerapan manajemen mutu di fasilitas distribusi obat/bahan obat. Termasuk perihal dokumentasi. Prinsip dokumentasi adalah bahwa pencatatan harus dilakukan real time alias saat kejadian, tidak ditunda-tunda. Misalnya dilakukan pengambilan obat A sebanyak 15 karton. Maka dalam kartu stok harus ditulis segera bahwa obat A telah diambil sebanyak 15 karton langsung pada saat pengambilan, tidak ditunda-tunda. Segala pekerjaan harus tercatat dan pencatatannya tidak boleh ditunda.

3.   Pelatihan personil

Personil yang bertugas di gudang ataupun yang bertugas mengantar obat/bahan obat ke pelanggan harus diberi pelatihan sesuai tugas masing-masing. Mereka semua juga harus diberi pelatihan mengenai CDOB. Tanggal pelaksanaan, pemberi pelatihan, dan siapa saja yang mengikut pelatihan tersebut pun harus dicatat dengan jelas.

4.   Penarikan obat/bahan obat

Ketika BPOM memerintahkan untuk melakukan penarikan obat/bahan obat, apoteker penanggungjawab harus mengkoordinasikan dan melakukan penarikan obat/bahan obat tersebut. Mulai dari penelusuran berapa jumlah obat, kemana saja obat tersebut sudah disalurkan, kapan penarikan akan dilakukan, dan lain sebagainya. Semuanya harus diatur oleh apoteker penanggung jawab.

5.   Penanganan keluhan pelanggan

Penanganan keluhan pelanggan juga menjadi tanggung jawab APJ. APJ harus memastikan bahwa keluhan tersebut tidak terulang lagi di lain waktu, yaitu dengan membuat CAPA (corrective action & preventive action). Apabila penyebab masalah yang dikeluhkan pelanggan tidak berasal dari fasilitas distribusi, maka keluhan tersebut akan diteruskan ke pabrik pembuat obat/bahan obat.

6.   Kualifikasi pemasok dan pelanggan

Pemasok yang memasok obat/bahan obat yang akan disalurkan oleh distributor haruslah memenuhi persyaratan. Persyaratan darimana? Tentu dari regulasi yang berlaku. Misalnya pabrik pemasok harus memiliki sertifikat CPOB, obat yang dipasok harus memiliki nomor izin edar, dan sebagainya. Untuk itu, pemasok harus dikualifikasi. Kualifikasi disini artinya dibuat sekian butir persyaratan, lalu dianalisa apakah pemasok memenuhi persyaratan tersebut atau tidak. Demikian pula dengan pelanggan. Berhubung yang disalurkan ini adalah obat/bahan obat, jangan sampai APJ menyalurkan ke pelanggan yang salah. Imbasnya nanti bisa berupa penyalahgunaan obat/bahan obat. Itu sangat berbahaya. Prosedur kualifikasi juga harus dibuat oleh APJ sebagai acuan aktivitas kualifikasi pemasok dan pelanggan.

7.   Penanganan obat kembalian

Pelanggan terkadang mengembalikan obat ke distributor. Alasannya beragam. Dalam hal ini, APJ harus memastikan status obat kembalian tersebut, apakah akan diluluskan dan dinyatakan layak jual, atau dikarantina atau dimusnahkan. Perlu diingat, untuk obat dengan penyimpanan suhu rendah, obat tersebut tidak dapat dikembalikan.

8.   Pembuatan perjanjian kontrak

APJ harus ikut dalam pembuatan perjanjian kontrak dengan pemasok. Kontrak harus mencakup:

-          Penanganan kehilangan/kerusakan produk dalam pengiriman

-          Kewajiban penerima kontrak untuk mengembalikan produk jika rusak dilengkapi dengan      berita acara

-          Prosedur yang dilakukan apabila produk hilang dalam pengiriman oleh penerima kontrak

-          Pemberi kontrak berhak mengaudit penerima kontrak setiap saat.

9.   Inspeksi diri

Inspeksi diri harus dilakukan secara berkala. APJ wajib menyusun prosedur tetap yang mengatur kegiatan inspeksi diri dan melaksanakan inspeksi diri sesuai jadwal yang ia buat.

10.   Pendelegasian tugas

Jika tidak dapat bertugas, APJ harus mendelagasikan tugasnya kepada apoteker atau tenaga teknis kefarmasian. APJ juga harus menyimpan dokumen pendelegasian tugasnya.

11.   Pemenuhan persyaratan perundangan

APJ wajib memantau perkembangan persyaratan perundangan dan menyesuaikan fasilitas distribusi tempatnya bekerja dengan persyaratan perundangan terbaru.

Dokumentasi

Selain kartu stok, dokumen lain yang digunakan di fasilitas distribusi adalah prosedur tetap. Prosedur harus dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar selalu up to date. Prosedur tertulis harus dicetak, tidak ditulis tangan. Seluruh dokumen (prosedur tetap, surat pesanan, faktur, kartu stok, dll) harus disimpan selama minimal 3 tahun.

Obat layak jual

Berikut persyaratan obat yang layak jual:

-          Masih dalam kemasan asli, memenuhi syarat dan ketentuan

-          Selama pengiriman dan penyimpanan ditangani sesuai persyaratan

-          Obat dinilai oleh personil yang terlatih dan berwenang

-          Fasilitas distribusi memiliki dokumentasi asal-usul obat

Penanganan obat palsu

Obat dikarantina terpisah, lalu penyaluran dihentikan. Pemalsuan tersebut kemudian dilaporkan ke produsen.

Penyimpanan Obat/Bahan Obat

Penyimpanan produk obat dan produk non-obat harus dipisah. Ada produk yang disimpan pada suhu kamar, ada pula produk yang harus disimpan di suhu dingin (cold chain). Produk-produk cold chain ini dibagi menjadi dua macam. Pertama, produk yang harus disimpan dalam cold room/chiller (2-8 derajat Celcius), contohnya vaksin dan serum. Kedua, produk yang harus disimpan dalam freezer (-25 sampai -15 derajat Celcius), contohnya vaksin OPV. Suhu tiap tempat penyimpanan harus dipantau tiga kali sehari (pagi, siang, dan sore hari). Pemantauan suhu dapat dilakukan menggunakan termohigrometer. Tindakan yang harus dilakukan jika suhu tidak tercapai juga harus dijelaskan dalam sebuah prosedur tetap.

Misalnya penanganan vaksin apabila listrik padam. Pintu tidak boleh dibuka. Periksa termometer, jika suhu mendekati batas, masukkan vaksin ke dalam cool pack (2 – 8 derajat Celsius) untuk vaksin yang biasa disimpan di cold room, atau masukkan vaksin ke dalam cold pack (-20 derajat Celcius) untuk vaksin yang biasa disimpan di freezer. Apabila listrik padam lebih dari satu hari, pindahkan vaksin ke tempat penyimpanan yang sesuai.

Obat/bahan obat dikeluarkan berdasarkan prinsip First Expired First Out, yang paling duluan kadaluwarsa adalah yang paling duluan dikeluarkan/dikirim.

Pengangkutan

Tempat transit (penyimpanan sementara) harus memiliki izin PBF. Batas waktu transit harus ditentukan. Perinsip penyimpanan dan pengangkutan obat adalah menjaga agar:

-     Identitas obat tidak hilang

-     Produk tidak mencemari dan tidak tercemar oleh  produk lain

-     Tindakan pencegahan yang memadai harus tersedia untuk tumpahan, penyalahgunaan,  

     kerusakan, dan pencurian

-     Kondisi lingkungan yang tepat untuk penyimpanan obat/bahan obat harus dipertahankan.

Stock Opname

Stock opname adalah penghitungan stok aktual obat/bahan obat di rak, dibandingkan dengan stok yang tercatat di komputer. Untuk obat/bahan obat, biasanya stock opname dilakukan 6 bulan sekali. Untuk produk narkotika/psikotropika, stock opname dilakukan minimal sebulan sekali.

Yak, kira-kira sekian pembahasan lengkap mengenai CDOB. Semoga bermanfaat!

Temperature Mapping

Apa itu temperature mapping?

Temperature mapping alias pemetaan suhu adalah pengukuran suhu ruangan dalam periode tertentu untuk menentukan titik kritis yang akan dijadikan titik pemantauan suhu harian. Lokasi yang memerlukan temperature mapping adalah tempat penyimpanan, baik itu gudang bahan baku, gudang bahan kemas, gudang produk jadi, tempat penyimpanan retained sample (sampel pertinggal), maupun chamber penyimpanan obat untuk stability study.

Mengapa perlu temperature mapping?

Temperature mapping adalah salah satu bentuk kegiatan pembuktian. Alat untuk mengukur suhu dan RH ruangan disebut termohigrometer. Termohigrometer digunakan untuk memantau suhu tempat penyimpanan sehari-hari. Tempat meletakkan termohigrometer berbeda-beda untuk setiap ruangan. Bahkan untuk dua ruangan yang ukurannya persis sama pun, lokasi penempatan termohigrometernya bisa berbeda. Dasar pemilihan lokasi penempatan termohigrometer tersebut adalah temperature mapping. Saat audit, jika ditanya, “kenapa termohigrometernya ditempatkan disitu?” tunjukkan saja dokumen temperature mapping.

Bagaimana cara melakukan temperature mapping?

Temperature mapping dapat dilakukan dengan 5 langkah mudah berikut ini.

#1 Penentuan jumlah titik sampling

Alat yang biasa digunakan untuk mengukur suhu dan RH ruangan adalah thermohygro-logger. Apa bedanya thermohygro-logger dengan termohigrometer? Thermohygro-logger dapat merekam data suhu dan RH sesuai interval waktu yang ditentukan, misalnya lima menit sekali. Data ini bisa dipindahkan ke komputer. Sementara itu, termohigrometer tidak dapat merekam data suhu dan RH. Data suhu dan RH  harus dilihat dengan mata dan dicatat manual dengan pulpen dan kertas. Perlu diingat, thermohygro-logger yang digunakan harus sudah dikalibrasi.

Jumlah titik sampling sangat ditentukan oleh panjang, lebar, dan tinggi ruangan. Ketentuannya adalah sebagai berikut.

Panjang ruangan : thermohygro-logger diletakkan setiap jarak 5 – 10 meter.

Lebar ruangan : ketentuannya sama dengan ketentuan pada panjang ruangan.

Tinggi ruangan : untuk ruangan dengan tinggi 3,6 meter atau kurang dari 3,6 meter, thermohygro-logger diletakkan di posisi atas dan bawah (top and bottom). Untuk ruangan dengan tinggi lebih dari 3,6 meter, thermohygro-logger diletakkan di posisi atas, tengah, dan bawah (top, middle, and bottom).

Contoh:

Sebuah ruangan berukuran 20 x 11 x 6 m. Maka:

Panjang:

Untuk panjang ruangan 20 m, thermohygro-logger diletakkan tiap 5 – 10 m. Kita ambil jarak terkecil yaitu ada thermohygro-logger setiap 5 m. Berarti kita butuh 3 thermohygro-logger untuk 3 titik sampling.

Lebar:

Untuk lebar ruangan 11 m, thermohygro-logger diletakkan tiap 5 – 10 m. Kita ambil jarak terkecil yaitu ada thermohygro-logger setiap 5 m. Berarti kita butuh 2 thermohygro-logger untuk 2 titik sampling.

Tinggi:

Untuk tinggi ruangan 6 m, thermohygro-logger diletakkan pada posisi atas, tengah, dan bawah. Berarti kita butuh 3 thermohygro-logger untuk 3 titik sampling.

Jumlah total titik sampling untuk ruangan tersebut adalah 3 x 2 x 3 = 18 titik sampling.

#2 Penentuan lokasi sampling

Setelah mengetahui jumlah titik sampling, langkah berikutnya adalah menentukan lokasi dari titik-titik sampling tersebut. Penentuan lokasi titik sampling harus memerhatikan hal-hal berikut:

-        Bentuk ruangan, apakah segiempat atau segiempat ditambah persegi panjang.

-        Lokasi rak dan pendingin ruangan.

-    Penempatan produk. Suhu yang dipantau selama temperature mapping cukup suhu di tempat dimana produk diletakkan, misalnya di rak. Tidak perlu memantau suhu bagian ruangan yang tidak digunakan untuk menyimpan produk, misalnya langit-langit ruangan.

Sebagai contoh, ruangan pada poin #1 di atas berisi rak setinggi 5 meter dengan panjang 16 meter. Ada 2 buah rak dengan ukuran tersebut yang disusun berbaris di dalam ruangan. Maka lokasi titik sampling yang sesuai adalah seperti gambar di bawah ini.

#3 Peletakan thermohygro-logger di lokasi sampling

Thermohygro-logger diletakkan pada lokasi yang telah ditentukan pada poin #2. Untuk ruangan yang dipengaruhi suhu di luar ruangan seperti gudang tanpa AC, thermohygro-logger diletakkan selama 7 – 10 hari. Untuk ruangan yang tidak dipengaruhi suhu di luar ruangan seperti cold room atau freezer, thermohygro-logger diletakkan selama 1 – 3 hari. Jumlah hari tersebut bisa saja lebih dari itu, disesuaikan dengan kebutuhan.

#4 Penarikan data dari thermohygro-logger

Setelah thermohygro-logger diletakkan di lokasi sampling selama sekian hari, pindahkan data suhu dan RH dari thermohygro-logger ke komputer.

#5 Pembuatan kesimpulan temperature mapping

Berdasarkan data suhu dan RH yang diperoleh, tentukan titik mana yang mengalami suhu dan RH tertinggi selama pemantauan. Gunakan titik tersebut untuk meletakkan termohigrometer untuk pemantauan suhu harian. Dengan catatan, seluruh data suhu dan RH yang diperoleh memenuhi spesifikasi. Misalnya, untuk gudang suhu kamar, persyaratan suhunya adalah tidak lebih dari 30 derajat Celcius. Jika ditemukan data suhu lebih dari 30 derajat Celcius, maka temperature mapping dinyatakan gagal. Harus dilakukan tindakan perbaikan kemudian dilakukan pula temperature mapping ulang.

Apakah pemantauan harus dengan RH, atau cukup suhu saja?

Tergantung bahan/produk yang disimpan di dalam ruangan yang akan dilakukan temperature mapping. Beberapa bahan/produk harus disimpan pada RH terkontrol, misalnya cangkang kapsul. Dalam hal ini, temperature mapping dilakukan dengan memantau suhu dan RH (relative humidity). Jika bahan/produk yang disimpan di dalam ruangan tidak membutuhkan RH terkontrol, maka RH ruangan tidak perlu dipantau.

Referensi:

WHO, 2011, Technical supplement to WHO Technical Report Series No. 961: Temperature mapping of storage areas. Soft file referensi ini dapat didownload disini.

Referensi untuk Validasi Pembersihan (Cleaning Validation)

Bagi kamu-kamu yang berkecimpung di dunia pharmaceutical manufacturing, pasti familiar dengan istilah "Cleaning Validation" alias "Validasi Pembersihan". Pada prinsipnya, semua prosedur pembersihan mesin harus dibuktikan bahwa prosedur tersebut menghasilkan mesin yang bersih. Nah, berikut saya bagikan referensi terbaru yang bisa digunakan dalam memahami cleaning validation.

Referensi 1

Referensi 2

Referensi 3

Referensi 4

Referensi 5

Referensi 6

Referensi 7

Referensi 8

Referensi 9
Referensi 10
Referensi 11

Update PIC'S

Mulai 1 Januari 2017, PIC/S (PHARMACEUTICAL INSPECTION CO-OPERATION SCHEME) terbaru telah diluncurkan lho, yaitu edisi PE 009-13. Silakan langsung aja klik link di bawah ini untuk download file format pdf-nya.

PIC/S PE 009-13 Revision History

PIC/S PE 009-13 Annexes

Nah, kalau mau tahu PIC/S edisi PE 009-12 seperti apa, silakan klik link di bawah ini untuk download file format pdf-nya.

PIC/S PE 009-12 Annexes

Dan link di bawah ini untuk download file format pdf PIC/S edisi PE 009-11.

PIC/S PE 009-11 Annexes

ISO Guidelines

Bagi kalian yang bekerja di pabrik Farmasi, penting untuk mengetahui requirements yang berlaku di industri farmasi. Salah satu requirements yang perlu diketahui adalah requirements ISO. Belakangan ini pabrik farmasi berlomba-lomba melakukan sertifikasi ISO. Guideline ISO juga sangat lengkap. Mulai dari cara produksi obat hingga cara-cara pengecekan kualitas udara ada disini.

Saya akan share soft file ISO yang saya punya. Semoga bermanfaat.

1. Buletin ISO: Cleanrooms Classification : download disini.
2. Cleanrooms and associated controlled environments : download disini.
3. Separative devices (clean air hoods, gloveboxes, isolators and minienvironments) : download disini.
4. Cleanrooms Test Methods : download disini.
5. Classification of air cleanliness : download disini.
6. Specifications for testing and monitoring to prove continued compliance with ISO 14644-1 : download disini.
7. Annex 5 : Supplementary guidelines on good manufacturing practices for heating, ventilation and airconditioning systems for non-sterile pharmaceutical dosage forms : download disini.
8. WHO good manufacturing practices for sterile pharmaceutical products : download disini.

Semoga bermanfaat.

Kualifikasi Operasional Mesin Pencuci & Mesin Sterilisasi Vial

Mesin Pencuci & Mesin Sterilisasi Vial (Washing Machine and Depyrogenating Tunnel) biasanya digunakan pada pabrik farmasi yang memproduksi sediaan steril. 

Seperti yang diterangkan dalam CPOB, kualifikasi operasional harus dilakukan untuk semua jenis mesin. Hal ini untuk membuktikan bahwa mesin dapat beroperasi dengan baik, sesuai peruntukannya.

Parameter-parameter yang harus diverifikasi dalam kualifikasi operasional mesin ini adalah sebagai berikut.

1.       Washer Draining / Drying Capacity

Tujuan:

Memastikan bahwa mesin dapat mengeluarkan air dari mesin sampai kering. Dengan kata lain, mesin dapat melakukan pengeringan dengan baik.

Prosedur:

Jalankan proses pengeringan.

Kriteria penerimaan:

Dalam pipa WFI (Water For Injection): tidak ada air yang tergenang.

Dalam mesin: air sudah dikeringkan (jika terdapat titik-titik air masih dapat diterima).

2.       Vials Cleaning Capacity

Tujuan:

Memastikan bahwa mesin mampu membersihkan vial dengan baik.

Prosedur:

12 vial diisi dengan larutan Fluoresceine. 1 vial dibiarkan kosong sebagai pembanding. Vial-vial tersebut diberi tanda (dengan spidol permanen) dan dimasukkan ke dalam mesin dan dibersihkan. 13 vial dicek di bawah lampu UV dan di bawah sinar matahari.

Kriteria penerimaan:

Fluoresceine tidak terdeteksi di bawah lampu UV dan di bawah sinar matahari.

3.       Machines Output

Tujuan:

Memastikan bahwa mesin mampu menghasilkan output sesuai spesifikasi.

Prosedur:

Jalankan mesin selama 30 menit.

Kriteria penerimaan:

Output tidak kurang dari 95% dari output teoritis

4.       Tunnel Conveyor Belt Speed

Tujuan:

Memastikan bahwa Tunnel Conveyor Belt Speed memenuhi kriteria penerimaan.

Prosedur:

Atur stop position pada 100 mm. Atur belt speed set point untuk 3 kali pengukuraHitung waktu dengan stopwatch.

Actual Speed (mm/menit) = (100 mm x 60 detik) / waktu stopwatch (detik)

Kriteria penerimaan:

Actual Speed lebih kurang 25 dari belt speed set point.

5.       Air Speed Uniformity

Tujuan:

Untuk memastikan bahwa aliran udara vertikal di dalam chamber seragam di semua titik.

Prosedur:

Ukur air velocity pada titik-titik sampling di inlet chamber, sterilizing chamber, cooling chamber.

Kriteria penerimaan:

Average air speed pada 3 chamber = air speed set point plus minus 0.05 m/s

6.       Tunnel Airborne Particle

Tujuan:

Memastikan bahwa tunnel airborne particle memenuhi kriteria penerimaan.

Prosedur:

Ukut airborne particle melalui tunnel.

Kriteria penerimaan:

Partikel berukuran tidak kurang dari 0.5 micron: maksimum 3520 particle per meter kubik.

Partikel berukuran tidak kurang dari 5 micron: maksimum 20 particle per meter kubik.

7.       Sterilizing Chamber Temperature Uniformity

Tujuan:

Memastikan keseragaman suhu di semua titik chamber.

Prosedur:

Ukur suhu pada konveyor saat konveyor berjalan 200 mm, 300 mm, dan 400 mm dari titik awal. Caranya, atur conveyor speed 100 mm/min lalu ukur suhu saat konveyor sudah berjalan selama 2 menit, 3 menit, dan 4 mneit.

Kriteria penerimaan:

Temperature uniformity harus tidak lebih dari 5 derajat Celsius.

8.       Thermal Cycles

Tujuan:

Menjamin kemampuan vial depyrogenicity.

Prosedur:

Termokopel dihubungkan dengan beberapa vial. Vial-vial itu kemudian dijalankan sampai akhir proses depyrogenation. Baca parameter FT (Lethality Rate) yang ditunjukkan oleh alat.

Kriteria penerimaan:

FT tidak kurang dari 15 menit.

9.       Tunnel Cooling Capacity

Tujuan:

Memastikan bahwa suhu vial yang keluar dari mesin memenuhi kriteria penerimaan.

Prosedur:

Ukur suhu vial pada tunnel outfeed.

Kriteria penerimaan:

Suhu vial tidak lebih dari 30 derajat Celcius.

10.   Alarm Functionality

Tujuan:

Memastikan bahwa sistem alarm berfungsi.

Prosedur:

Mengkondisikan mesin sedemikian hingga alarm berbunyi. Misalnya dengan menekan Emergency Button sehingga mesin langsung berhenti.

Kriteria penerimaan:

Alarm berbunyi.

11.   Pressure Balance

Tujuan:

Menjamin kemampuan mesin untuk menjaga differential pressure (perbedaan tekanan) selama mesin beroperasi.

Kriteria penerimaan:

Differential pressure = set point plus minus 1 Pa.

12.   Washer Speed

Tujuan:

Memastikan bahwa kecepatan pencucian memenuhi kriteria penerimaan.

Prosedur:

Hitung waktu hingga semua vial yang dimaskkan tercuci.

Actual speed (glassware/hour) = 3600 x (total glassware yang tercuci / waktu stopwatch (detik))

Kriteria penerimaan:

Actual speed = set point plus minus 1%

KUALIFIKASI

Kualifikasi dalam industri farmasi berarti suatu tindakan pembuktian yang terdokumentasi bahwa suatu mesin atau sarana mampu memberikan ­hasil yang diharapkan secara konsisten. Misalnya untuk sarana HVAC, diharapkan mampu secara konsisten menghasilkan udara dengan kualitas yang diharapkan.

Mesin dan sarana yang harus dikualifikasi adalah mesin dan sarana yang mengalami kontak langsung dengan produk. Sarana yang dimaksud disini adalah sarana penunjang produksi seperti:

1. HVAC : Memasok udara selama proses produksi dengan kualitas yang sesuai dengan spesifikasi dalam GMP/CPOB.

2. Sistem air : Memasok air yang digunakan selama proses produksi, misalnya purrified water yang digunakan untuk memproduksi suatu jenis obat. Kualitas air yang dihasilkan harus sesuai dengan ketentuan GMP/CPOB.

3. Udara bertekanan : Digunakan misalnya dalam proses penyalutan, pengemasan, dan juga untuk pengeringan kemasan botol. Udara bertekanan digunakan pada mesin pengering untuk mengeringkan kemasan botol, sedangkan permukaan botol nantinya akan bersentuhan langsung dengan produk.

Tahap-tahap kualifikasi adalah sebagai berikut. Untuk mempermudah pemahaman, kita gunakan V-diagram. Penjelasan lengkap terdapat di bawah diagram.

1.       Pengajuan URS (User Requirement Specification)

Industri farmasi mengirimkan URS kepada pemasok mesin/sarana. URS berisi spesifikasi yang dibutuhkan oleh industri farmasi. Sebagai contoh, untuk mesin mixer, dicantumkan secara spesifik kualitas yang diinginkan yaitu dapat mengaduk suspensi dengan kekentalan sekian, kapasitas tangki sekian Liter, dan sebagainya.

2.       Penerimaan Functional Specification and Design Specification (FSDS)

Sebagai jawaban dari URS, pemasok mesin/sarana akan mengirimkan FSDS yang berisi mesin/sarana seperti apa yang mampu mereka sediakan untuk memenuhi kebutuhan industri farmasi.

3.       Perancangan RA (Risk Analysis)

Setelah menerima FSDS, industri farmasi mengkaji risiko-risiko yang mungkin terjadi pada saat mesin/sarana digunakan. Misalnya, varian produk yang dapat diproses menggunakan mesin tersebut terbatas karena kecepatan mesin tidak dapat diubah-ubah. Maka penanggulangannya adalah dengan menyediakan beberapa pilihan kecepatan dalam satu mesin (variable speed).

4.       Kualifikasi Desain

Dalam CPOB 2012 dikatakan bahwa desain hendaknya memenuhi ketentuan CPOB dan didokumentasikan. Pada tahap ini dilakukan verifikasi apakah RA yang dibuat berdasarkan FSDS sudah sesuai dengan URS.

5.       Revisi FSDS dan Pengiriman Mesin / Pemasangan Instalasi

Pemasok melakukan revisi FSDS berdasarkan kualifikasi desain yang diberikan oleh industri farmasi. Setelah FSDS direvisi dan ditemukan kesepakatan dengan industri farmasi, pemasok mengirimkan mesin / memasang sarana ke industri farmasi.

6.       Kualifikasi Instalasi (KI)

Pada tahap ini dilakukan verifikasi apakah mesin/sarana yang diterima sudah sesuai dengan spesifikasi yang disetujui. Dalam CPOB dikatakan bahwa kualifikasi instalasi setidaknya mencakup:

a. Instalasi peralatan, pipa dan sarana penunjang dan instrumentasi hendaklah sesuai dengan spesifikasi dan gambar teknik yang didesain;

b. pengumpulan dan penyusunan dokumen pengoperasian dan perawatan peralatan dari pemasok;

c. ketentuan dan persyaratan kalibrasi;

d. verifikasi bahan konstruksi.

7.       Kualifikasi Operasional (KO)

Pada tahap ini dilakukan pengujian operasional mesin/sarana, baik pengujian yang perlu (misalnya kecepatan mesin mixer yang akan sering digunakan) maupun pengujian worst case (pengujian kecepatan mesin pada batas operasional atas dan bawah. Hasil kualifikasi operasional adalah penyelesaian kalibrasi, penetapan Prosedur Pemakaian dan Pembersihan, pelatihan operator, dan cara perawatan preventif. Setelah kualifikasi operasional, mesin/sarana dapat diluluskan secara formal.

8.       Kualifikasi Kinerja (KK)

Tahap ini dilakukan setelah KI dan KO selesai dilaksanakan, dikaji dan disetujui. Pada tahap KK, dilakukan verifikasi apakah mesin/instalasi mampu menghasilkan produk yang diinginkan. Misalnya, untuk memastikan HVAC menghasilkan udara yang baik untuk produksi, maka udara sebagai produk HVAC harus dicek kualitasnya yaitu dengan mengecek parameter jumlah partikel, suhu, kelembaban udara, dan lain-lain. KK mesin produksi dilakukan menggunakan bahan baku atau bahan pengganti yang memenuhi spesifikasi atau produk simulasi. KK harus dilakukan pada satu atau beberapa kondisi yang mencakup batas operasional atas dan bawah. Dalam beberapa kasus pelaksanaan KK dapat disatukan dengan KO.

Untuk mesin/sarana yang sudah terpasang (existing), dilakukan concurrent qualification (KI, KO dan KK saja).